MENGELOLA DANA KAS KECIL

 

A.    Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

                  Pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung.
Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan ”Kas Kecil/Petty Cash”.

                  Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan.
Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

                  Pemegang kas kecil, biasayan ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar.

                  Dalam melaksanakan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut:

1. Pembentukan dana kas kecil

2. Permintaan dana kas kecil

3. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaraan kas kecil

4. Pengisian kembali kas kecil

B. Kegiatan pembentukan dana kas kecil

a)  Bagian Utang, Tugasnya sebagai berikut:

·         Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari manajer keuangan/pemimpin perusahaan

·          Membuat bukti kas keluar 3 lembar, lembar 1 dan lembar ke-3 didistribusikan ke bagian kasir, lembar ke 2 diarsipkan.

·         Membuat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar dengan jurnal
Kas kecil Rp xxx

      Kas keluar yang akan dibayar Rp xxx

b) Bagian Kasir, Tugasnya sbb:

·          Menerima bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang

·         Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.

·         Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar

·         Mendistribusikan bukti kas keluar ke bagian utang dan menyerahkan cek ke bagian pemegang dana kas kecil

c)  Pemegang dana kas kecil, Tugasnya sbb:

·         Menerima cek dan bukti kas keluar dari bagian kas

·         Menguangkan/mencairkan cek ke bank

·         Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank

·         Menyimpan bukti kas keluar dan arsip menurut sistem tanggal

d)      Bagian jurnal dan buku besar, Tugasnya sbb:

·         Menerima bukti kas keluar beserta surat keputusan tentang pembenyukan dana kas kecil dari bagian utang

·         Mencatat bukti kas keluar dalam register cek dengan jurnal:

Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp xxx

     Kas Rp xxx

·         Mengarsipkan bukti kas keluar beserta keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar (paid voucher file).

C.     Kegiatan permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil

                  Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluaran kas kecil dan menyerahkannya kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang dana kas kecil selanjutnya menyerahkan uang. Pemakai dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan bukti pendukung pemakaian dana kas kecil. 

D.Pengisian Kembali Kas Keci

                  Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan bukti pendukung pengeluaran kas kecil kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, kasir mengecek cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal : kepala departemen

E.  Bukti Pemakaian dana kas kecil

                  Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa: Bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air, bukti pembayaran telepon dan lain-lain.Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu

   1.Sistim dana tetap (Imprest System)

                        Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern.. 

2.   Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)

                        Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.